Gefahren abwenden mit professionellem Claim-Management
Prof. Dr.-Ing. Nicolas P. Sokianos

Wenn zwischen Vertragsabschluss und Erstellung eines "Produktes" längere Zeit (mehrere Monate oder Jahre) vergeht, z.B. im Anlagengeschäft, ist es nahezu unmöglich, alle relevanten Eventualitäten in einem für alle Vertragspartner angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis darzustellen. Kaum ein Projekt verläuft ohne Änderungen oder Leistungsstörungen: Kosten weichen von der Kalkulation ab, Finanzierungsbedingungen erschweren sich, Zeitpläne müssen geändert werden.

Die Folge sind Schuldzuweisungen zwischen den Projektbeteiligten (Auftraggeber und Auftragnehmer), die die Projektarbeit und das Ergebnis belasten. Solche Unsicherheiten in der Projektdurchführung können aus Anbietersicht auch über Risikozuschläge in der Kalkulation aufgefangen werden, erschwert wird dies allerdings durch einen zunehmenden Preisdruck. Grund genug also, sich gezielt mit Claim-Management auseinander zu setzen.
Claims entstehen immer aus unklaren vertraglichen Regelungen; man unterscheidet:

• sachliche Claims (entstehen bei Unklarheiten über die zu erbringende Leistung)
• Qualitäts-Claims (entstehen aus unterschiedlichen Auffassungen zu Merkmalen der Qualität)
• terminliche Claims (entstehen aus den Forderungen einer Partei nach Verschiebung eines Liefertermins)
• finanzielle Claims (lassen sich letztlich auf sachliche oder terminliche Claims zurückführen)

Die meisten Zusatzkosten in Projekten entstehen nicht durch bewusste spektakuläre und kontraproduktive Verhaltensmuster der Mitarbeiter, sondern vielmehr durch die vielen, kleinen oder großen Entscheidungen einzelner Personen, die entweder die genauen vertraglichen Vereinbarungen nicht kennen oder diese zwar kennen, aber - aus welchen Gründen auch immer - nicht punktgenau erfüllen.

Basis für den Umgang mit Claims sind:

• die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen,
• die Stellung eines Unternehmens im Rahmen des vertraglichen Netzwerks (Generalunternehmer, Sublieferanten, Kooperationsinteressen),
• die Verhandlungsposition im Hinblick auf spätere Aufträge und auch das Primat, die Rechte des Vertragspartners zu wahren.

Nicht selten wird in der Projektpraxis nach dem Prinzip des wechselseitigen Vertrauens oder nach mündlichen Vereinbarungen ohne schriftliche und unterzeichnete Dokumentation gearbeitet.
Es kommt also darauf an, vertragliche Rechte und Pflichten punktgenau zu erfüllen, um möglichst wenig Angriffsfläche für Claims der Gegenseite zu schaffen. Zudem muss das Thema Claim-Management von den Führungskräften mitgetragen werden; sie müssen die operativen Kräfte dazu motivieren und dabei unterstützen, berechtigte Ansprüche mit größerem Durchsetzungswillen zu realisieren.

Wenn eine Claim-Situation eingetreten ist...

Der im folgenden beispielhaft skizzierte (unvollständige) Ablauf zum Umgang mit Claim-Situationen gilt sowohl für die Behandlung (Abwehr) gegnerischer Claims als auch zur Behandlung (Durchsetzung) eigener Claims.

Für das praktische Vorgehen im Claim-Management sind einige wichtige Punkte zu beachten:

• Immer genau das tun, was im Vertrag steht! Gibt es keine Regelung: recherchieren, sorgfältig dokumentieren, ausführlich mit dem Vertragspartner diskutieren
• Klärung der innerbetrieblichen Routinen zur Anzeige von Claims => Sicherstellung unverzüglicher Information des Vertragspartners
• Klärung der Vertreterbefugnisse
• Einsatz standardisierter Formulare zur Dokumentation
• Sofortige Sicherstellung von Beweisen zur Durchsetzung der Ansprüche
• Immer formal bleiben, auch bei "kollegialen" Ratschlägen des Vertragspartners; nicht vertrösten lassen
• Bei Leistungsstörungen immer vom Vertragspartner eine Anerkennung der Situation durch schriftliche Bestätigung einholen
• Vor der Einreichung von Claims immer prüfen, ob objektiv ein Anspruch besteht (möglichst Juristen einbeziehen)
• Kontinuierlich nach gemeinsamen Lösungen suchen
• Die Situation auch aus dem Blickwinkel der anderen Partei betrachten

Abschließend sei noch darauf hingewiesen: Claim-Management ist integraler Bestandteil des Projektmanagements. Chaotische Projektabwicklung bedeutet meist auch ineffizientes Claim-Management.